Webinarbox

FAQ

ALGEMEEN

Hoe zien de boxen eruit?


Dat hangt volledig af van de samenstelling van de webinarbox. De aperoboxen zijn over het algemeen verpakt in een witte doos uit stevig karton dat wel tegen een stootje kan. We houden de afmetingen zo dicht mogelijk bij de omvang van de producten, zodat beschadiging bij transport maximaal vermeden wordt.
Op elke webinarbox kleven we een toffe sticker die volledig gepersonaliseerd kan worden. Wat we vaak doen, is op de sticker volgende tekst zetten: “Niet openen voor xx/xx/xxxx, xx:xx!” Hierdoor weten de deelnemers dat het pakket bij jouw event/webinar hoort. Het is natuurlijk helemaal de max als de presentator van het webinar inspeelt op de inhoud van de webinarbox.




Kan ik zelf nog items toevoegen aan de box?


Natuurlijk. Veel van onze klanten voegen nog een brief of kaartje toe. Maar ook gadgets zoals een pen, blocnote, pin,… behoren tot de mogelijkheden. Zolang het in de doos past, zorgen wij ervoor dat het wordt meegestuurd. De meerkost voor de handling blijft heel beperkt en bezorgen we in je offerte.




Wat als ik een box op maat wil?


Heel graag! Vertel ons jouw idee en wij werken een voorstel uit!




Worden de boxen wel op tijd geleverd?


Bij de meeste bestellingen werken we samen met bpost. Het liefst bezorgen we 2 werkdagen voor de dag van het event onze bestelling aan bpost. Uit onze ervaring blijkt dat dan zo goed als alle webinarboxen zijn aangeboden bij de ontvanger. Helaas bestaat 100% garantie in deze niet. Als je dat toch wil, versturen we de webinarboxen ofwel vroeger, ofwel schakelen we naar een andere formule waarbij de levering voor een bepaalde dag en uur wel gegarandeerd wordt.




Zijn de boxen gepersonaliseerd?


Ja! Op elke aperobox kleven we een opvallende sticker die volledig gepersonaliseerd kan worden. Wat we vaak doen, is op de sticker volgende tekst zetten: “Niet openen voor xx/xx/xxxx, xx:xx!” Dan weten deelnemers dat het bij het event/webinar hoort. Het is natuurlijk helemaal de max als de presentator van het webinar inspeelt op de inhoud van de aperobox.





BESTELLEN EN BETALEN

Kan ik online bestellen?


Neen, dat is niet mogelijk. Via onze website kan je een offerteaanvraag doen. Wij nemen asap telefonisch contact met je op, bespreken de praktische zaken zoals de inhoud, personalisatie, deelnemerslijsten, betalingsvoorwaarden,… en maken een persoonlijke offerte op. Van zodra die akkoord is, ondernemen we actie om jouw bestelling tot bij de bestemmelingen te krijgen.




Wat is de doorlooptijd van een bestelling?


Van zodra we jouw handtekening hebben ontvangen, moet je – afhankelijk van de gekozen producten – rekenen op een doorlooptijd van ongeveer 10 werkdagen. Op de 10de werkdag worden de webinarboxen aangeboden aan bpost.




Wat als ik snellere levering nodig heb?


We beloven niet graag op voorhand iets wat we nadien niet kunnen waarmaken. Het is zeker mogelijk en hangt af van een aantal omstandigheden zoals de gekozen producten, de periode van het jaar waarin besteld wordt, het aantal webinarboxen, de adressen van de bestemmelingen, …


Bel of mail ons even en we bekijken samen of en hoe we dit gaan realiseren. Of maak gebruik van de Quick Cheers-formule!




Hoe gebeurt de betaling?


De betaling verloopt niet online maar enkel op factuur.

  • De betaling dient te gebeuren vóór de verzending van de webinarboxen.
  • Voor de diensten uit "Pimp my Webinar" maken we op voorhand afspraken.




Kan ik nog bijbestellen?


Als jouw actie succesvol is en er meer bestellingen binnenlopen dan verwacht, dan is een bijbestelling uiteraard mogelijk. Het aantal dat je wilt bijbestellen, is echter cruciaal.
Voor grotere bestellingen voorzien we sowieso al tot 5% marge in het aantal webinarboxen zodat kleine bijbestellingen snel kunnen worden verzonden. Is het aantal groter, dan moet je ermee rekening houden dat de producten ook opnieuw moeten worden besteld en dat we de handling opnieuw moeten inplannen. In dat geval bespreken we samen de planning om te bekijken wat haalbaar is. Voor bijbestellingen rekenen we een extra handling fee aan die we altijd op voorhand duidelijk communiceren.





APEROBOX

Is er een minimumhoeveelheid die ik moet bestellen?


De meeste boxen kunnen we zowel in kleinere als grotere hoeveelheden bestellen. Afhankelijk van het aantal kan de levertijd wel verschillen. Neem daarvoor even contact met ons op.




Wat is de prijs van een aperobox?


De prijs hangt af van de samenstelling tussen de dranken en de snack pakketten. Kies eerst een aperobox en duidt vervolgens het gewenste snack pakket aan en of we de verzending ook moeten opnemen. Nu verschijnt meteen de juiste prijs excl. btw, uitgerekend op basis van 100 stuks.




Kan ik de samenstelling van een aperobox nog wijzigen?


Natuurlijk. Het aantal mogelijkheden is veel groter dan we op onze website kunnen plaatsen. Wil je dus graag een of meerdere producten vervangen, bel of mail ons dan even. We bekijken dan graag met jou welke opties er zijn.




Kan ik de keuze van de aperobox overlaten aan de deelnemer?


Zeker! In dat geval maken we een online formulier via Halito! en nodigen we de deelnemer uit om zijn/haar keuze te maken via het formulier. Met die resultaten gaan we dan aan de slag om elke deelnemer de juiste aperobox te sturen. Lees hier meer over onder de rubriek "Deelnemerslijst".





SNACK PAKKETTEN

Wat is een snack pakket?


Een snack pakket is een combinatie van hapjes die je met elke aperobox kan combineren. We hebben de samenstelling van de snack pakketten zorgvuldig gekozen zodat er voor iedereen iets bij zit naar zijn/haar smaak. De snack pakketten bevatten zowel zoete als zoute hapjes.




Hoe weet ik de prijs van elk snack pakket?


Op de detailfiche van elke aperobox vind je onder de foto een omschrijving van elk pakket. Naast de foto heb je een dropdown menu met als naam “Kies een snack pakket”. Maak je keuze en kies daaronder of we de verzending ook moeten opnemen. Nu verschijnt meteen de juiste prijs excl. btw, uitgerekend op basis van 100 stuks.




Kan ik de samenstelling van een snack pakket nog wijzigen?


Natuurlijk. Het aantal mogelijkheden is veel groter dan we op onze website kunnen plaatsen. Wil je dus graag een of meerdere producten vervangen, bel of mail ons dan even. We bekijken dan graag met jou welke opties er zijn.




Kan ik de keuze van het snack pakket overlaten aan de deelnemer?


Zeker! In dat geval maken we een online formulier via Halito! en nodigen we de deelnemer uit om zijn/haar keuze te maken via het formulier. Met die resultaten gaan we dan aan de slag om elke deelnemer het juiste snack pakket te sturen.




Kan ik elk snack pakket in elke hoeveelheid bestellen?


Bijna 😉. De meeste boxen kunnen we zowel in kleinere als grotere hoeveelheden bestellen. Afhankelijk van het aantal kan de levertijd wel verschillen. Neem daarvoor even contact met ons op.


Er zijn 2 snack pakketten waar wel een minimum hoeveelheid voor geldt:

  • Dipit: 125 aperoboxen
  • Dipit-deluxe 55: 55 aperoboxen





VERZENDING

Wat als de deelnemer niet thuis is om de box in ontvangst te nemen?


Dit gebeurt, ook tot onze aangename verbazing, minder dan verwacht. Met name bij circa 15% van de leveringen.

  • Indien de e-mailadressen van de deelnemers bekend zijn, verstuurt bpost automatisch een e-mail met een track & trace voor de webinarbox.
  • In die e-mail heb je ook de optie om de webinarbox op een andere plek te laten leveren, bijv. bij de buren, op kantoor, maar ook in carport als je dat wenst.
  • Heeft de deelnemer eerder zijn/haar leveringsvoorkeur aan bpost laten weten, dan wordt hiermee rekening gehouden.
  • Lukt dat niet, dan komt de postbode de dag nadien opnieuw langs.
  • Lukt het dan nog niet, dan kan de ontvanger de dag nadien de webinarbox ophalen in het postkantoor.




Is verzending naar het buitenland mogelijk?


Ja hoor. Bij Webinarbox leveren we in alle landen van de Europese Unie. De verzendkost en leveringstermijn is waarschijnlijk anders maar dat rekenen we graag voor je uit. Wil je een pakketje naar een niet-EU land? Bel of mail ons dan even. We bekijken dan graag met jou welke opties er zijn.




Wat met een beschadigde levering?


Laat ons eerst zeggen, dat we ontzettend veel inspanningen leveren om de webinarboxen op een dusdanige manier te verpakken dat beschadiging maximaal beperkt wordt. Daarbij houden we rekening met een valtest, een schuiftest en een wenteltest.


Het gebeurt gelukkig niet vaak maar als het gebeurt, is dat natuurlijk enorm vervelend. Bpost verwerkt echter zo’n gigantisch volume aan pakjes, dat het helaas onvermijdelijk is. In dat geval vragen we je om ons binnen 48u foto’s en/of een filmpje te bezorgen van de beschadigde inhoud van de box. Wij nemen dan contact met je op en bekijken samen welke oplossingen er mogelijk zijn.




Wie verzendt de aperoboxen?


De aperoboxen worden door onze logistieke partner bpost geleverd. Enkel voor een groot aantal boxen op 1 plaats zoals bijv. een kantoor, voorzien we een transport op maat.




Is er een track & trace voorzien?


Zeker. Vanuit Webinarbox monitoren we elk verstuurd pakket en bezorgen we je regelmatig een rapport met de status van elke verzending. Als er onverhoopt iets mis gaat, laten we je dit weten en zoeken we samen naar een oplossing.





DEELNEMERSLIJST

Kan ik mijn eigen deelnemerslijst aanleveren?


Ja hoor. Wij bezorgen jouw een excel-template met een korte handleiding. Plaats alle persoonsgevens op de juiste manier in de excel-template en bezorg ons het bestand op een veilige manier. Dat doe je als volgt:

  • Bewaar het excelbestand in een ZIP-bestand
  • Beveilig het ZIPbestand met een (moeilijk) wachtwoord
  • Stuur het ZIPbestand via e-mail
  • SMS het wachtwoord naar Webinarbox.




Hoe worden de persoonsgegevens van de deelnemers veilig bewaard?


We hebben de persoonsgegevens van de deelnemers nodig om etiketten te printen voor de webinarboxen zodat ze verzonden geraken. In sommige gevallen verwerken we de gegevens ook om de optimale route van onze chauffeurs te berekenen. Indien we met een onderaannemer werken, hebben we daarmee een Verwerkersovereenkomst afgesloten. Ten laatste 14 dagen na het webinar worden de persoonsgegevens definitief en onherroepelijk gewist van onze computers.




Kan Webinarbox mij helpen bij het samenstellen van een deelnemerslijst?


Zeker. We werken samen met Halito! om snel en veilig een gebruiksvriendelijk online formulier op te stellen waarin de deelnemer meteen alle vereiste informatie kan doorgeven. Op basis van die gegevens maken wij dan conforme etiketten aan.




Waarom werkt Webinarbox samen met Halito!?


Halito! zit in dezelfde groep als Webinarbox waardoor een samenwerking eenvoudig op te zetten is. Daarnaast biedt het platform alle mogelijkheden die nodig zijn voor Webinarbox om de aperoboxen snel te leveren.




Hoe moet ik mijn eigen deelnemerslijst aanleveren?


Voor elke bestelling voorzien we een superhandig webformulier waar elke deelnemer zijn/haar gegevens invult om de aperorbox te kunnen ontvangen. Daarmee zijn we 100% zeker dat we alle gegevens van de eerste keer juist hebben ontvangen. Voor een demovoorbeeld, klik hier.

Heb je al een Excel-bestand? Dan leveren wij een template aan met een korte beschrijving hoe die te gebruiken.

Let wel op: Een niet correct aangeleverd bestand vraagt extra verwerking en vertraging. Deze handelingen zijn niet in de prijs inbegrepen en worden in regie aangerekend.